财务管理:把费用报销管理好


如何管理好企业的“钱袋子”,是企业持续经营的重点。现在越来越多的企业,将财务管理内控的节点前移,通过前置化的管控来实现财务的有效管理。而在财务管理中,日常费用报销的管理是重中之重。

  费用报销系统结构更具扩展性

“企业通过制定一个严谨、规范的财务报销制度,可以强化财务管理,完善财务管理制度,合理控制费用支出,规范企业的会计核算工作和财务报销行为,使企业财务管理制度化、规范化,提高公司经济效益。”北京慧点科技有限公司高级咨询顾问沈喜刚这样告诉记者。

相较于传统手工报账单据填写不规范、效率低、审批流程程序复杂、运营成本高以及牵涉到的领导工作被打断等一系列弊端,慧点科技的费用报销管理系统为公司财务管理建立了一个沟通协作的平台,对于细微处的合理优化及调整都能为公司创造不是那么明显、但却非常实在的效益。

报销管理系统在功能结构上主要包括展现层、功能平台以及应用接口三部分。在管理方面,实现报销业务申请、审批、管理控制、账务处理以及资金支付环节的费用报销管理全过程电子化。拥有查询、统计与综合分析功能,使各级领导能够实时了解费用发生、费用预算执行以及业务流程执行情况,为企业经营决策提供依据。

沈喜刚说:“通过应用配置与系统设置,系统可以根据企业实际情况和管理要求,调整业务流程、权限、主数据等系统运行环境,快速响应企业业务流程、组织结构以及相关管理制度的变化,让系统更好地为企业服务。”实现松散管理向集中网络化管理转变传统报销模式下困扰企业的问题主要集中在从员工填写单据到财务审核的这一段流程中。这段流程涉及的人员多,人员层次复杂,业务量大,对此段流程的改进和再造能够起到画龙点睛的作用。此报销的解决方案核心即在于此。网上报销系统通过对该流程中员工提单、领导审批、财务审核三环节一体化,缩短报销时间,节约了员工和管理者时间,全面提升了企业财务运作效率。

沈喜刚向记者详细介绍了这一转变过程给企业带来的4点益处。

首先,审批权限模板化、动态固化审批流程,满足企业各种费用报销流程管理要求。系统支持多费用合并报销,根据不同费用审批权限不同,系统动态计算多费用合并报销审批流程,减少了费用报销申请单据数量,避免了各级审批人耗费过多时间和精力处理报销签批。

其次,将预算编报和预算控制相统一,保证了预算执行控制落地。

再其次,应用系统集成了预算管理、网上报销、财务核算构成的完整闭环管理体系,打破信息孤岛,使费用报销业务处理更加自动化、便捷化。

最后,集团化的体系框架特点在于能够实现快速部署、扩展,适应全集团推广要求。

 凸显实操中的业务价值

实现网上报销系统后,从领导审批到财务审核以及出纳付款的整个流程透明地展示在员工面前,这样就使得任一环节对单据做的任何调整和审核修改均可以及时反馈给员工。

对于越级审批、财务被动复核审批等手工报销的不足,应用系统将审批制度要求固化在系统中,使得审批制度被严格执行,降低了风险。而预算控制环节前沿到业务端,实现了申请部门、归口管理部门对各自负责预算支出的严格管理,缓解了财务部门对预算控制的压力。

值得一提的是,报销单据中存在大量的管理信息以及计算过程。这些信息涉及很多专业数据,后续审核也需要耗费大量的时间和精力。而系统预设和自动计算校验,使得出错的几率大大降低。